Hotelreservierung zu Großveranstaltungen
3. April 2009 | 
Autor: Großveranstaltungen sind für viele ein guter Grund, einmal eine Kurzreise in die betreffende Stadt zu unternehmen. Das bringt natürlich auch den Übernachtungsbedarf mit sich. Gut für die Herbergsbetriebe, die regelmäßig ihr Interieur in Ordnung halten und renovieren. Denn in gepflegtem Ambiente übernachten die Gäste weitaus öfter, länger und lieber als anderswo. Da spielt es keine Rolle, ob es sich um ein Hotel, eine Pension oder eine Jugendherberge handelt. Wenn zu Messezeiten in verschiedenen Städten wie Leipzig, Frankfurt oder Köln zu den durchaus auch international bekannten und gefragte Messen geladen wird, sind Übernachtungsherbergen meist schon weit im Voraus ausgebucht. Häufig können Messetickets im Internet bestellt werden, eine Hotelbuchung kann durchaus damit in Zusammenhang stehen. Wer also dienstlich oder privat einen Messebesuch plant, sollte rechtzeitig eine angedachte Übernachtung reservieren. Das kann über das Internet geschehen, die Bezahlung kann vorab als Überweisung oder vor Ort in bar erfolgen. Für Barzahlungen sind Hotels mit Kassen ausgestattet, die über eine hotelspezifische Kassensoftware verfügen. Daten aus Online-Buchungen können sofort in ein Kundenkonto auf der Datenbank des Kassensystems übernommen werden, so dass bei Ankunft des Gastes weniger Zeit zum Einchecken genutzt werden muss. Während des Tages auf dem Messegelände gibt es sicher auch viel für den Besucher zu entdecken. Wer im Vorverkauf Messetickets erworben hat, muss natürlich im dortigen Eingangsbereich nicht mehr an der Kasse stehen, um Eintritt zu zahlen. Auf Fachmessen für Ausstattung von Hotels, Gastronomie und Einzelhandel sind auch regelmäßig Kassenhersteller als Aussteller vertreten, um ihre Neuerscheinungen vorzustellen und um für Klassiker Referenzen vorzuweisen. Denn Kassen, Registrierkassen, Kassensysteme, Netzwerkkassen und Kassensoftware sind immer mal wieder neu anzuschaffen. Und da sind Messen gute Informationsquellen. Aber auch auf Fachmessen für Dienstleistungen (z.B. Frisöre) können Kassenhersteller vertreten sein. Schließlich wird auch in der Dienstleistungsbranche hier und da eine Kasse oder eine Registrierkasse benötigt. Aber zurück zur Hotelübernachtung. Nicht nur Messereisende übernachten während dieser Zeit im Hotel vor Ort. Auch andere Großveranstaltungen wie ein Reitturnier oder eine andere mehrtägige Sportveranstaltung sind vor allem für die Teilnehmer ein Grund, in Hotels, Pensionen oder Jugendherbergen zu übernachten. Auch eine Pension und eine Jugendherberge sind mit in aller Regel mit Kassensystemen ausgestattet. Die Sportstätten verfügen auch über Kassen, um Eintrittsgeleder einzunehmen. Natürlich sind für Sportveranstaltungen auch Tickets im Vorverkauf erhältlich, aber häufig wird ein Restkontingent an der Kasse des Stadions an spontane und kurzentschlossene Fans verkauft. Imbissbetriebe sind auch häufig direkt an Stätten für Sportveranstaltungen ansässig. Mit häufig einfachen Registrierkassen ausgestattet, reicht dies sehr wohl aus, um die Umsätze zu dokumentieren. Wenn es aber Gastronomiebetriebe sind, die rechtlich der Sportstätte angegliedert sind, dürfte hier ein Kassensystem zur Anwendung kommen. Es werden dann nicht nur die Verkäufe registriert sondern auch in der Kassensoftware des Gesamtbetriebes statistisch erfasst. Außerdem ist es mit modernen Kassensystemen ein leichtes, die Warenhaltung zu überwachen.
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Hotelkassen sind vielseitig
Es gibt viele Urlaubsarten und verschiedene Gründe für einen Hotelaufenthalt. Es gibt aber auch verschiedene Hotels. Die Kategorien reichen hier von schlichter Herberge bis Luxusunterkunft. Aber es sind auch die einfachen Unterkünfte durchaus gut. Und von Pension über Jugendherberge und Mittelklassehotel bis zur Edelabsteige: Ein Kassensystem brauchen sie alle. Von der Buchung über das Einchecken bis zum Ende des Aufenthaltes können alle Leistungen des Hotels in der Kassensoftware mit einer Datenbank erfasst und gespeichert werden, um dem Gast eine detaillierte Rechnung erstellen zu können. Hotel- Kassensysteme können aber so viel mehr, als nur registrieren, kassieren und Gäste verwalten. Eine Kasse im Hotel kann auch der Buchhaltung relevante Daten zur Verfügung stellen, die Erfassung der Arbeitszeiten aller Mitarbeiter übernehmen und auch Daten aus dem Hotelrestaurant mit verwalten. Ebenso können im Wellnessbereich eines Hotels Kassen Module installiert sein, worüber der Rechnung eines Gastes gebührenpflichtige und gebührenfreie Anwendungen zugeordnet werden. Registrierkassen sind im Hotel eher nicht zu finden. Wenn aber beispielsweise ein Friseur Räume des Hotels zur Miete bezogen hat, kann hier doch eine netzwerkfähige Registrierkasse genutzt werden. Damit können Hotelgäste einen Friseurbesuch genießen und diesen später mit der Gesamtrechnung begleichen. Möglich wäre hier, dass das Hotel dem Friseur gegenüber in Vorleistung tritt, damit dieser seine Tagesumsätze abrechnen kann. Die Registrierkasse kann über eine Netzwerkverbindung die Kundendaten an die Hotel Kasse übermitteln und den Zahlungseingang bestätigen. Manches Hotel bietet auch einen Wäscheservice, worüber Gäste ihre persönliche Wäsche waschen lassen können. Natürlich sind hier vom Gast auch Kosten zu tragen, welche ebenso sicher über das Kassensystem der Kundenrechnung zugeordnet werden können. Auch ein Fahrradverleih des Hotels, oder die Autovermietung als Vermittlungsleistung sind Kosten, die über die Kasse des Hotels abgerechnet werden können. Das hoteleigene Restaurant wird mit einer mobilen Kasse, möglicherweise auch einem Kellnerrufsystem ausgestattet sein. Beides wird mit dem Kassensystem des Hotels, ähnlich einem Netzwerk, verbunden sein, um Bestellungen den Kundendaten in der Kassensoftware zuordnen zu können. Die Kasse ist also durchaus ein sehr wichtiger Teil der Hotelausstattung. Denn mit einer Registrierkasse kann man in der Tat im Hotel nicht viel erreichen. Kassensysteme und Netzwerkkassen sind in Hotels die idealen Geräte für die Abrechnung der Gäste und für die Unterstützung aller relevanten Bereiche im Hotel. Hotels können in noch so schöner Lage in der tollsten Region der Erde gelegen und mit größtmöglichem Luxus ausgestattet sein: ohne ein adäquates Kassensystem könnte der ganze Betrieb zum Erliegen kommen. Allerdings gibt es ja Kassenhersteller, die kompetente Beratung geben und die individuell passende Kassenlösung anbieten und installieren. Auch werden seitens der Hersteller für alle Kassen, von der Registrierkasse über die POS-Kasse und das Kassensystem bis zur Netzwerkkasse, Serviceverträge angeboten. Mit dem Service der Fernkontrolle und Diagnose kann jede Kasse lange Zeit gute Dienste leisten.
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Kassen in Hotel und angegliederten Bereichen
Kassensysteme, die in Hotels genutzt werden, sind sehr vielseitig einsetzbar und können auch alle Betriebsbereiche miteinander vernetzen. Kassenhersteller bieten da verschiedenste Lösungen an, die individuell auf jeden Betrieb abgestimmt und ebenso individuell installiert werden können. Hersteller haben Kassensoftware entwickelt, die neuesten gesetzlichen Forderungen entsprechen und entwickeln bereits die nächste Generation von Kassensoftware. Denn da immer wieder neue Anforderungen seitens der Gesetzgebung kommen, müssen Kassen, Registrierkassen und Kassensysteme ebenso wie Netzwerkkassen ständig mit aktueller Kassensoftware bestückt werden. Hotels nutzen meist moderne Kassensysteme, die neben der Abrechnung von Übernachtungen in der Lage sind, noch viele weitere Bereiche des Hotels zu verwalten. Die betriebliche Buchhaltung kann ebenso auf relevante Daten zugreifen und diese verbuchen, wie auch die Personaleinsatzplanung über die Kassensoftware geregelt werden kann. Registrierkassen findet man in Hotels (so gut wie) gar nicht mehr. Vielleicht gibt es die eine oder andere netzwerkfähige Registrierkasse in einem Souvenirshop, der dem Hotel angegliedert ist. Diese Kasse kann externen Kunden wie alle anderen Kassen im Einzelhandel auch Produkte zur Bezahlung aufsummieren und einen Beleg erstellen. Hotelgäste können über die an die Netzwerkkasse des Hotels angeschlossene Registrierkasse ihre Einkäufe so abgewickelt bekommen, dass der Einkauf in der Datenbank des Kassensystems der Rechnung des Gastes zugeordnet wird. So kann ein Gast im Einzelhandelssortiment des Hotels einkaufen, muss aber nicht sofort bezahlen sondern kann das am Ende seines Hotelaufenthalts mit Begleichen einer detaillierten Gesamtrechnung tun. Eine Datenbank für statistische Zwecke kann über die Kassensoftware der im Hotel genutzten Kasse für den Verbrauch der Wäsche im Haus geführt werden. Der Verbrauch von Bettwäsche, Tischwäsche usw. kann so optimiert werden, die Wäsche kann dann möglicherweise in effektiverer Menge zur Wäscherei gegeben werden. Das spart im Laufe der Zeit Kosten für Transport und Reinigung der Wäsche. Im Hotelrestaurant kann ein mobiles Kassensystem mit der Kasse des Hotels vernetzt sein. Über diese Verbindung können Hotelgäste ihren Verzehr auf die Rechnung gebucht bekommen, die Warenhaltung der Restaurant-Küche kann ebenfalls auf die Kassensoftware zugreifen und Waren bestellen oder die Bestellmenge für jede Lieferung individuell festlegen. Von all dem, was im Hintergrund von einem Kassensystem mit moderner Kassensoftware alles geleistet werden kann und wird, bekommt ein Gast nichts mit. Und das muss ja auch nicht. Schließlich ist es wichtig, dass der Gast am Ende seines Aufenthalts eine detaillierte Rechnung bekommt. Die kann natürlich bar, mit Scheck oder auch per Kreditkarte beglichen werden. Bei Geschäftsreisen kann der Gast meist die Rechnung im Betrieb vorlegen. Per Überweisung bekommt der Reisende die ausgelegten Beträge zurück erstattet oder der Rechnungsbetrag wird per Überweisung an das Hotel gezahlt. Durch ein geschlossenes Betriebssystem sind moderne Kassensysteme geschützt durch Angriffe von Viren, Spyware und anderen Angriffen von außen. Der Zugriff aufs Internet zur Buchungsentgegennahme kann über einen separat eingerichteten Zugang erfolgen.
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