Hotel Kassensysteme

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Hotels, die dem Gast besonderen Service bieten möchten, legen auch heute noch Wert auf guten Zimmerservice. Mobile Kassensysteme machen diesen Service zum Vergnügen. Die Zeiten, wo die Minibar das Einzige war, auf das der Gast im Falle von Hunger oder Durst zurückgreifen konnte, sind vorbei. Ein paar trockene Erdnüsse, eine begrenzte Auswahl an Getränken, meist unappetitlich in kleine Minifläschchen verpackt und fleckige Gläser, die schon der eine oder andere Gast angefasst hat, machen niemals einen guten Eindruck und Gemütlichkeit wird so nicht aufkommen. Also geht der Trend dahin zurück, alt hergebrachten, persönlichen Service auf jedem Zimmer zu bieten. Natürlich ist damit ein höherer Aufwand verbunden. Kleine Hotels werden Schwierigkeiten haben, das umzusetzen. Mobile Kassensysteme können eine große Hilfestellung bieten. Denn, auf dem Display lässt sich per Foto darstellen, was der Gast bestellen kann. So fällt die Auswahl leicht. Die Bestellung wird per Funk aus dem mobilen Kassensystem zur Küche oder zur Theke übertragen. Dort kann alles zubereitet und zum Servieren bereit gemacht werden. Der Zimmerkellner wird dann über Vibrationsalarm informiert und kann das Bestellte zum Servieren abholen. Damit werden Zeit und Wege gespart, eine gute Möglichkeit, den Zimmerservice effektiver zu gestalten. So wird auch für kleinere Häuser die Möglichkeit eröffnet, ihren Gästen diesen Service wieder anzubieten. In Zeiten, wo die Zahlen der Gäste rückläufig sind, ist jeder zusätzliche Umsatz wertvoll. Zwar sind die Preise für den Inhalt der Minibar horrend, aber da die Entnahmen meist manuell aufgeschrieben werden, ist man da auf die Ehrlichkeit der Gäste und auf die Gründlichkeit des Room Service Personals angewiesen. Auch für die Erfassung der Entnahmen aus der Minibar sind mobile Kassensysteme sehr gut geeignet. Beim täglichen Auffüllen kann das Zimmermädchen die jeweiligen Umsätze automatisch in das mobile Kassensystem einbuchen. Die Daten werden ausgelesen und der Hotelrechnung zugebucht. Das macht die übliche Zettelwirtschaft überflüssig. Und auch leere Minibars werden nicht mehr vorkommen, da täglich der Inhalt überprüft und ergänzt wird, gegen Buchung in das Kassensystem. So wird auch der Überblick über die eingesetzten Waren ermöglicht. Die Einsatzbereiche mobiler Kassensysteme im Hotel ist ohnehin vielfältig. Nicht nur beim Zimmerservice, der durch mobile Kassensysteme eine neue, effektivere Qualität erhält, sondern auch in allen Bereichen, die sonst nicht mit Kassensystem ausgestattet sind, macht der Einsatz dieser Kassen zusätzlichen Umsatz und besseren Service für den Gast möglich. Wenn zum Beispiel am Pool oder im Wellnessbereich keine Bar ist, oder der Gast hat es sich auf einer Bank im Garten gemütlich gemacht, kann der Service dort mit mobilen Kassensystem en problemlos und unkompliziert angeboten werden. So muss der Gast, wenn er etwas trinken oder essen möchte, nicht zurück ins Hotel, sondern bekommt alles direkt am Platz serviert. Ein Pluspunkt, der guten Service ausmacht. Vielleicht könnte man denken, was soll das alles, das macht doch nur zusätzliche Arbeit und bringt nicht viel. Aber ein zufriedener Gast, der sich rundum gut betreut und umsorgt fühlt, kommt gerne wieder und wird das Hotel auch weiterempfehlen.<-->

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Im Hotel sind die Ausstattung und eine Netzwerkkasse sehr wichtig. Die Hotelausstattung besteht in erster Linie natürlich aus der Möblierung und der Dekoration. Gästezimmer sind mit Betten, Kleiderschränken und, sofern genug Platz da ist, auch mit einer Sitzgruppe einzurichten. Die den Gästezimmern angegliederten Bäder sind meist mit Dusche/Wanne und WC ausreichend ausgestattet. Je nach Raumgröße kann hier natürlich eine Art Wellness-Bad ausgestattet werden. Die Einrichtung und Möblierung in der Hotellobby besteht in aller Regel aus dem Empfangstresen mit Rezeptionsbereich und einer Sitzgruppe, wo Gäste sich kurzzeitig aufhalten können. An der Rezeption ist meist auch das Hauptmodul eines genutzten Kassensystems mit spezifischer Hotel-Kassensoftware installiert. Von hier aus wird die Datenaufnahme anreisender Gäste vollzogen. Durch eine Buchung über das Internet können die wichtigsten Daten eines Gastes bereits in der Kassensoftware hinterlegt sein, was das Einchecken erheblich verkürzt. Kassenhersteller bieten Hotel-Kassensysteme in umfangreicher Ausstattung an. Über die Kassensoftware des Kassensystems kann die Arbeitszeiterfassung ebenso erfolgen wie die Dienstplanung. Mobile Kassen können im hoteleigenen Restaurant die Bestellungen gleichzeitig an die Kassensoftware und an einen Bondrucker in der Küche und an der Schankanlage per Funk übertragen. Zur weiteren Ausstattung im Hotel gehören natürlich auch Vorhänge. Die sollten nicht nur nach optischen Gesichtspunkten ausgesucht werden, sondern auch unter Beachtung des Brandschutzes schwer entflammbar sein. Gleiches gilt für Möbelbezugsstoffe und andere Materialien, die zur Hoteleinrichtung genutzt werden. Auch die Installation von Netzwerkkassen und Kassensystemen im Hotel ist auf Unfallverhütung zu achten. So sind notwendige Kabelverbindungen so zu verlegen, dass hiervon keine Stolpergefahr ausgeht. Da ist die Unfallvermeidung ein weiterer Anreiz, in allen möglichen Bereichen des Hotels mobile Kassen zu nutzen. Nicht nur im Hotelrestaurant kann eine mobile Kasse das Kassensystem und weitere Netzwerkkassen unterstützen. Mit mobilen Erfassungsgeräten können Entnahmen aus den Minibars der Gästezimmer aufgenommen und der Hotelrechnung des Gastes in der Kassensoftware zuordnen. Jeder einzelne Posten wird erfasst, in einer Datenbank gespeichert und am Ende zu einer detaillierten Rechnung zusammengefasst. Viele Schlüsselsysteme in Hotels sind bereits dahingehend umgestellt, dass Karten mit Magnetstreifen Informationen über Zimmer und Gast bekommen, die dann als Schlüssel die Tür des Gästezimmers öffnen können. Vielleicht ist es auch möglich, dass mit diesen Karten im Hotelrestaurant in der Kassensoftware eine Bestellung einer Zimmernummer und somit dem jeweiligen Gast und dessen Rechnung zugeordnet werden kann. In einem Kassensystem eingebundene Zeiterfassungssysteme können die Arbeitszeiten aller Mitarbeiter verwalten, Dienstpläne können ebenfalls über Kassensysteme erstellt und verarbeitet werden. Registrierkassen findet man in Hotels eigentlich keine mehr, jedenfalls nicht zum Zweck der umfangreichen Datenverarbeitung, wie sie in Hotels nötig ist. Netzwerkfähige Registrierkassen können bei Sonderveranstaltungen und Events zum Einsatz kommen, wenn beispielsweise Eintrittsgelder zu kassieren sind oder zusätzliche Getränkeausgaben mit einer Kasse auszurüsten sind.

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Es gibt viele Urlaubsarten und verschiedene Gründe für einen Hotelaufenthalt. Es gibt aber auch verschiedene Hotels. Die Kategorien reichen hier von schlichter Herberge bis Luxusunterkunft. Aber es sind auch die einfachen Unterkünfte durchaus gut. Und von Pension über Jugendherberge und Mittelklassehotel bis zur Edelabsteige: Ein Kassensystem brauchen sie alle. Von der Buchung über das Einchecken bis zum Ende des Aufenthaltes können alle Leistungen des Hotels in der Kassensoftware mit einer Datenbank erfasst und gespeichert werden, um dem Gast eine detaillierte Rechnung erstellen zu können. Hotel- Kassensysteme können aber so viel mehr, als nur registrieren, kassieren und Gäste verwalten. Eine Kasse im Hotel kann auch der Buchhaltung relevante Daten zur Verfügung stellen, die Erfassung der Arbeitszeiten aller Mitarbeiter übernehmen und auch Daten aus dem Hotelrestaurant mit verwalten. Ebenso können im Wellnessbereich eines Hotels Kassen Module installiert sein, worüber der Rechnung eines Gastes gebührenpflichtige und gebührenfreie Anwendungen zugeordnet werden. Registrierkassen sind im Hotel eher nicht zu finden. Wenn aber beispielsweise ein Friseur Räume des Hotels zur Miete bezogen hat, kann hier doch eine netzwerkfähige Registrierkasse genutzt werden. Damit können Hotelgäste einen Friseurbesuch genießen und diesen später mit der Gesamtrechnung begleichen. Möglich wäre hier, dass das Hotel dem Friseur gegenüber in Vorleistung tritt, damit dieser seine Tagesumsätze abrechnen kann. Die Registrierkasse kann über eine Netzwerkverbindung die Kundendaten an die Hotel Kasse übermitteln und den Zahlungseingang bestätigen. Manches Hotel bietet auch einen Wäscheservice, worüber Gäste ihre persönliche Wäsche waschen lassen können. Natürlich sind hier vom Gast auch Kosten zu tragen, welche ebenso sicher über das Kassensystem der Kundenrechnung zugeordnet werden können. Auch ein Fahrradverleih des Hotels, oder die Autovermietung als Vermittlungsleistung sind Kosten, die über die Kasse des Hotels abgerechnet werden können. Das hoteleigene Restaurant wird mit einer mobilen Kasse, möglicherweise auch einem Kellnerrufsystem ausgestattet sein. Beides wird mit dem Kassensystem des Hotels, ähnlich einem Netzwerk, verbunden sein, um Bestellungen den Kundendaten in der Kassensoftware zuordnen zu können. Die Kasse ist also durchaus ein sehr wichtiger Teil der Hotelausstattung. Denn mit einer Registrierkasse kann man in der Tat im Hotel nicht viel erreichen. Kassensysteme und Netzwerkkassen sind in Hotels die idealen Geräte für die Abrechnung der Gäste und für die Unterstützung aller relevanten Bereiche im Hotel. Hotels können in noch so schöner Lage in der tollsten Region der Erde gelegen und mit größtmöglichem Luxus ausgestattet sein: ohne ein adäquates Kassensystem könnte der ganze Betrieb zum Erliegen kommen. Allerdings gibt es ja Kassenhersteller, die kompetente Beratung geben und die individuell passende Kassenlösung anbieten und installieren. Auch werden seitens der Hersteller für alle Kassen, von der Registrierkasse über die POS-Kasse und das Kassensystem bis zur Netzwerkkasse, Serviceverträge angeboten. Mit dem Service der Fernkontrolle und Diagnose kann jede Kasse lange Zeit gute Dienste leisten.

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Kassensysteme, die in Hotels genutzt werden, sind sehr vielseitig einsetzbar und können auch alle Betriebsbereiche miteinander vernetzen. Kassenhersteller bieten da verschiedenste Lösungen an, die individuell auf jeden Betrieb abgestimmt und ebenso individuell installiert werden können. Hersteller haben Kassensoftware entwickelt, die neuesten gesetzlichen Forderungen entsprechen und entwickeln bereits die nächste Generation von Kassensoftware. Denn da immer wieder neue Anforderungen seitens der Gesetzgebung kommen, müssen Kassen, Registrierkassen und Kassensysteme ebenso wie Netzwerkkassen ständig mit aktueller Kassensoftware bestückt werden. Hotels nutzen meist moderne Kassensysteme, die neben der Abrechnung von Übernachtungen in der Lage sind, noch viele weitere Bereiche des Hotels zu verwalten. Die betriebliche Buchhaltung kann ebenso auf relevante Daten zugreifen und diese verbuchen, wie auch die Personaleinsatzplanung über die Kassensoftware geregelt werden kann. Registrierkassen findet man in Hotels (so gut wie) gar nicht mehr. Vielleicht gibt es die eine oder andere netzwerkfähige Registrierkasse in einem Souvenirshop, der dem Hotel angegliedert ist. Diese Kasse kann externen Kunden wie alle anderen Kassen im Einzelhandel auch Produkte zur Bezahlung aufsummieren und einen Beleg erstellen. Hotelgäste können über die an die Netzwerkkasse des Hotels angeschlossene Registrierkasse ihre Einkäufe so abgewickelt bekommen, dass der Einkauf in der Datenbank des Kassensystems der Rechnung des Gastes zugeordnet wird. So kann ein Gast im Einzelhandelssortiment des Hotels einkaufen, muss aber nicht sofort bezahlen sondern kann das am Ende seines Hotelaufenthalts mit Begleichen einer detaillierten Gesamtrechnung tun. Eine Datenbank für statistische Zwecke kann über die Kassensoftware der im Hotel genutzten Kasse für den Verbrauch der Wäsche im Haus geführt werden. Der Verbrauch von Bettwäsche, Tischwäsche usw. kann so optimiert werden, die Wäsche kann dann möglicherweise in effektiverer Menge zur Wäscherei gegeben werden. Das spart im Laufe der Zeit Kosten für Transport und Reinigung der Wäsche. Im Hotelrestaurant kann ein mobiles Kassensystem mit der Kasse des Hotels vernetzt sein. Über diese Verbindung können Hotelgäste ihren Verzehr auf die Rechnung gebucht bekommen, die Warenhaltung der Restaurant-Küche kann ebenfalls auf die Kassensoftware zugreifen und Waren bestellen oder die Bestellmenge für jede Lieferung individuell festlegen. Von all dem, was im Hintergrund von einem Kassensystem mit moderner Kassensoftware alles geleistet werden kann und wird, bekommt ein Gast nichts mit. Und das muss ja auch nicht. Schließlich ist es wichtig, dass der Gast am Ende seines Aufenthalts eine detaillierte Rechnung bekommt. Die kann natürlich bar, mit Scheck oder auch per Kreditkarte beglichen werden. Bei Geschäftsreisen kann der Gast meist die Rechnung im Betrieb vorlegen. Per Überweisung bekommt der Reisende die ausgelegten Beträge zurück erstattet oder der Rechnungsbetrag wird per Überweisung an das Hotel gezahlt. Durch ein geschlossenes Betriebssystem sind moderne Kassensysteme geschützt durch Angriffe von Viren, Spyware und anderen Angriffen von außen. Der Zugriff aufs Internet zur Buchungsentgegennahme kann über einen separat eingerichteten Zugang erfolgen.

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